一：布置會場前要先對會議的一些基本信息進行整理了解，例如會議的規(guī)模，與會人員的數(shù)量等等，通過這些信息擬定一套合適的會場布置方案。
二：很多大型的學(xué)術(shù)會議或者研討型會議都是一些有聲望的專家或領(lǐng)導(dǎo)參加，所以是一定要為與會人員準(zhǔn)備銘牌的，會議前要安排好坐席和銘牌。
三：會場內(nèi)如有擺放會議資料的需要，也需要在會前將資料擺放整齊放在每一位與會人員的座位上。尤其是主席臺位置，會務(wù)人員要擺放會議資料在主席臺上。
四：會場的茶水準(zhǔn)備也是必不可少的，很多會議特別是到專門的會場召開的會議都會持續(xù)很長時間，一般是兩個小時以上，所以一定要為與會人員準(zhǔn)備茶水。
五：考慮到與會人員的參會心情，所以會場環(huán)境需要根據(jù)條件來調(diào)整，例如燈光和溫度，以及綠植植物的擺放等，力求讓與會人員在一個舒適的環(huán)境里參會，能夠達(dá)到最佳的會議效果。
六：會議橫幅也是必不可少的會場布置，例如歡迎某某公司召開XXX會議，又或者掛上節(jié)日祝福的橫幅，這能夠凸顯會議主題，還能夠讓與會人員感受到熱情。
七：會議或者活動的舉行都是少不了設(shè)施設(shè)備的，基本設(shè)備是一定要有的，例如投影儀、話筒、音響、音控系統(tǒng)等等，這些都是必不可少的。
八：會務(wù)人員還需要準(zhǔn)備一定的會議記錄工具，很多會議都需要做會議紀(jì)要，還可能需要拍攝一定的相片等。
九：會場空氣也是需要調(diào)節(jié)的，很多會場因為平時使用較少，會長期關(guān)閉，這就導(dǎo)致會場的空氣不夠新鮮，所以布置會場時一定要考慮會場的空氣。
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